识别系统需求的各类方法
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前面的课程学习了什么是系统需求以及如何调查系统需求,调查系统需求时可以使用一些行之有效的方法,这些方法往往被项目经理和系统分析员组合起来使用,提高了系统分析的效率。本节课的主要内容就是讲述这些方法。系统的功能需求主要来源于系统相关者,对系统相关者的需求调查是非常重要的;另外对类似系统业务的了解和调研是功能需求的补充来源,特别是当系统相关者对系统需求非常模糊的时候,对类似系统业务的了解和调研就非常重要了。

调查系统需求可以使用一些行之有效的方法,这些方法往往被项目经理和系统分析员组合起来使用,提高了系统分析的效率。用于调查系统相关者的方法有:

●  向系统相关者分发和收集调查表

●  复查现有报表、表格或过程描述

●  主持与用户的面谈和讨论

向系统相关者分发和收集调查表

向系统相关者发放调查表是一种有效的调查方法,调查表可以是电子调查表,也可以是纸质调查表。电子调查表易于分发和统计数据,推荐使用电子调查表。

使用调查表可以获得系统相关者对系统需求的初步了解,调查表的调查内容可以帮助项目经理或系统分析员确定哪些需求需要通过文档概要、面谈、观察来进一步研究。调查表也可以帮助系统分析员回答大量未知的问题,这些问题诸如“你有多少名片需要管理”以及“你是否希望与感兴趣的人交换名片”等。调查表一般适用于提问有限制的问题,有限制的问题是要求回答者进行简单而明确的回答。有限制问题不能激发对问题的讨论和详细描述,但有限制问题的答案总是限制于一组选择,便于规约需求。表格2-1是人脉项目关于人脉管理需求的一个调查表样例。

表格1 商务用户人脉管理需求调查表


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调查表中提出的调研问题都是有限制问题,并提供了参考回答样例,目的就是让调查表的内容更趋向于准确。对于无限制的问题,最好是采用会谈方式,无限制问题要求对问题进行讨论而不是对问题做出简短的回答。

复查现有报表、表格或过程描述

复查用户现有的业务文档和资料,是系统分析员获得系统业务过程最初理解的一个好方法。例如要开发一个企业销售管理系统,可以请求用户提供现有的有关销售的报表、表格或复印件,对这些材料的复查向分析员提供了对新系统功能的理解,同时这些材料也构成了进行详细面谈问题的基础。

对人脉系统来说,项目经理或系统分析员需要系统相关者提供名片、存储通讯资料的EXECL文档、常用的贺卡模板等文档和资料。名片资料可以确定系统存储名片信息的所需字段;EXECL文档可以确定批量导入通讯录的格式;常用的贺卡模板可以确定系统要提供哪些数字化贺卡模板。

主持与用户的面谈和讨论

和系统相关者进行面谈是理解系统需求和业务流程最有效的方法,但同时也是最耗费时间和资源的。面谈之前需要做充分的准备工作,确定面谈内容和人员组织。面谈可以召集多个用户进行,但最好限制在三个用户之内,过多用户可能会使讨论时间过长;也可以进行单独面谈。每次面谈至少应该包括两个项目组成员。这两个项目组成员不仅在面谈结束后,可以互相比较笔录以确保准确性,而且在面谈进行当中,可以互相帮助。

系统分析员在面谈之前,要准备一些详细的问题。可以根据早先获得的表格和报表写出一些具体的问题,并作好笔记。准备的问题可以是无限制问题,也可以是有限制问题。一般说来,无限制问题有助于开始对问题进行讨论,并且鼓励用户说明所有的系统需求和业务过程细节。

系统分析员在主持面谈时,应衣着得体,准时到达会议现场。面谈时间最好控制在两个小时之内,如果面谈需要更多的时间来覆盖一些其他的问题,可以把这些问题作为本次会议的遗留问题,安排另一场面谈会议予以解决。

系统分析员在面谈过程中,要认真作好笔记。尽量不要使用录音工具,现场录音会使用户感到紧张。另外,认真做笔记会让用户感到被尊重,也认为自己说的信息会非常重要。记录周详的笔记不仅为下一次面谈会议的成功打下了基础,而且也为建立分析模型提供了基础。

image.png                                              

图 1 人脉项目名片管理需求面谈纪要

图1是人脉项目名片管理需求面谈的一个会议纪要模板,记录了面谈的目的、地点、时间、面谈的问题、面谈的成果及后续工作安排等内容。当然不需要完全遵守一个特定的模板,可以使用自己喜欢的会议纪要风格。

后续工作是每次面谈后的重要组成部分,后续工作的主要任务是吸收、理解和记录面谈所获得的信息,并建立相关需求模型。在适当的时候,发一封感谢信或电子邮件给每个参加面谈的用户。

除了调查系统相关者的需求外,还可以通过建立系统原型和观察类似系统的过程和工作流来理解系统需求。

建立系统原型

对规模较大的软件项目来说,建立一个可以运转的模型是十分必要的。原型可分为废弃原型、发现原型、设计原型和进化原型。每一种原型都可以用于项目的不同阶段来测试和验证用于该阶段的想法。在分析阶段,原型用来测试系统的可行性和帮助定义过程需求;在设计阶段,原型用来测试各种设计和界面方案。

发现模型用于发现需求,一旦分析阶段完成,发现模型就被丢弃了;进化模型不断发展、完善、甚至可以成为最终的、实际使用的系统。

观察类似系统的过程和工作流

观察类似系统的过程和工作流是一种理解新系统需求很好的补充。当开发一个新系统时,系统分析员可能对新系统的业务了解还比较陌生,与用户缺乏需求面谈的基础认知。这时就可以把类似系统看作新系统的原型,观察类似系统的功能和业务过程,有助于对新系统需求的理解。

总结回顾

调查系统需求可以使用一些行之有效的方法,这些方法往往被项目经理和系统分析员组合起来使用,提高了系统分析的效率。主要方法有两类,一类方法是调查系统相关者的技巧;另一类方法是利用系统原型来理解新系统需求的技巧。调查系统相关者的主要方法有:向系统相关者分发和收集调查表;复查现有报表、表格或过程描述;主持与用户的面谈和讨论。利用系统原型来理解新系统需求的方法有:建立系统原型和观察类似系统的过程和工作流。

课后练习

1、调查系统相关者主要有哪些方法?

2、在调查表中最好采用什么方式提问?

3、进化原型的作用是什么?

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郎宏林
授课老师
授课老师简介
项目经理,系统分析和架构师,从事多年中文信息处理技术。熟悉项目管理、擅长项目需求分析和设计、精通Java、C#、Python等编程语言。
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